La réussite financière dépendant fortement du degré d'adoption numérique, les processus papier doivent disparaître.

Comme l'indique Deloitte, les entreprises matures au niveau numérique sont « environ deux fois plus susceptibles que les entreprises moins matures sur le sujet de déclarer des marges bénéficiaires nettes et une croissance annuelle nettement supérieure à la moyenne observée dans leur secteur. » ⁽¹⁾ Cette différence substantielle de chiffre d'affaires est à rapprocher des avantages apportés par la numérisation, notamment l'adaptation au changement et la capacité à saisir rapidement les opportunités qui se présentent.

En ce qui concerne plus précisément les processus papier, il existe cinq raisons essentielles pour lesquelles une adoption numérique trop limitée nuit à vos résultats financiers.

1. Les processus sont déconnectés

Les processus papier sont souvent déconnectés les uns des autres, ce qui peut vous coûter cher. Par exemple, plus la qualité de votre produit est élevée, plus vous avez de chance de réussir sur le marché. Une documentation précise et pratique est essentielle à la qualité de votre offre, mais si vous utilisez des processus papier, la marge d'erreur possible est trop large. Pour tenir à jour des dossiers impeccables et les utiliser au mieux, vous avez besoin d'un système de gestion numérique de la qualité (QMS) qui fait le lien entre les processus qualité et vous permet d'intégrer la qualité aux cycles de vie de vos produits.

2. Les risques en matière de qualité sont plus élevés

En utilisant des processus papier, vous augmentez les risques de problèmes qualité, ce qui augmente vos dépenses et entraîne des retards. Le contrôle des documents et des changements, les actions correctives et préventives (CAPA), les audits qualité et les réclamations clients sont autant de processus qualité pour lesquels un QMS numérique peut vous aider à réduire vos risques de non-conformité.

Un département de l'Université de Californie, à San Francisco, qui a mis en œuvre la solution MasterControl, a indiqué que celle-ci leur a permis de rationaliser et d'accélérer de 20 à 30 % le suivi des CAPA, des écarts et de divers événements, ainsi que le reporting correspondant.

3. La visibilité sur les données est limitée

Les données utiles pour élaborer un rapport sur des indicateurs qualité peuvent être difficiles à rassembler si ces informations sont sur papier ou enregistrées dans des systèmes disparates. Pour trouver les chiffres dont vous avez besoin, vous pouvez passer des heures à parcourir des montagnes de papier ou des fichiers informatiques. Si ces informations s'avèrent erronées, incomplètes ou obsolètes, vos efforts ont été vains. Plus important encore, vous ne disposez toujours pas des données dont vous avez besoin.

Accenture a récemment souligné que pour prospérer dans ce nouveau monde axé sur les données, les entreprises du secteur des sciences de la vie doivent transformer fondamentalement leur façon de créer, de gérer et d'utiliser efficacement toutes données. ⁽²⁾

Pour rester compétitif, il est essentiel d'éliminer les documents papier et d'adopter un système numérique et connecté qui donne accès aux données en temps réel, afin que vous puissiez prendre rapidement des décisions stratégiques en connaissance de cause.

4. La collaboration est difficile

Aujourd'hui, la plupart des entreprises externalisent tout, de la formulation et la composition aux opérations de fabrication, en passant par les essais cliniques. Si vous n'utilisez pas un QMS numérique, ces collaborations peuvent être difficiles, voire impossibles, car tous les interlocuteurs n'ont pas accès aux informations nécessaires. Si vous ne parvenez pas à collaborer efficacement, vous ralentissez votre activité. La numérisation vous permet de travailler avec des partenaires situés n'importe où dans le monde, tout en leur offrant la visibilité dont ils ont besoin et en garantissant la sécurité et la conformité des vos travaux.

5. Le délai de mise sur le marché est plus long

Réfléchissez au temps qu'il faut pour examiner des dossiers de production sur papier. Les écritures illisibles ou les entrées erronées doivent être corrigées, ce qui nécessite de retrouver les bonnes informations. Vous devez traiter tout ce qui est hors spécifications (OOS) et vérifier que chacun est à jour en matière de formation.

L'adoption de systèmes numériques de gestion de la qualité et de la fabrication, ainsi que l'automatisation de certaines parties du cycle de production peuvent vous aider à accélérer votre temps de mise sur le marché. Par exemple, avec la gestion des dossiers EBR, il est possible de faire respecter les limites de données et de rejeter les entrées erronées. Les erreurs sont corrigées en temps réel sur la ligne de production. Les délais de contrôle sont nettement plus courts. Plus de piles de papier à passer en revue, plus de vérification ligne à ligne : les seules informations qui nécessitent une vérification sont les exceptions aux processus et à la documentation.

Grâce à la numérisation, Wellington Foods, client de MasterControl, a pu réduire de 75 à 80 % le temps passé à assurer les contrôles de postproduction, et commercialiser ses produits plus rapidement.

Conclusion

Passer au numérique apporte des avantages certains, mais la raison la plus évidente d'éliminer les processus papier est le temps et l'argent qu'ils font perdre à votre entreprise. Arrêtez de nuire à vos résultats financiers et passez dès maintenant au numérique. Pour en savoir plus, consultez le nouveau résumé explicatif de MasterControl Les cinq raisons essentielles pour lesquelles la numérisation des processus papier peut accélérer votre réussite financière.”

Sources :

1. Putting digital at the heart of strategy, Ragu Gurumurthy, Rich Nada, and David Schatsky, Deloitte, 2021.
2. Digital Transformation in the Lab: Bridging Analog Islands in a Digital Ocean, Survey Report, Accenture Life Sciences, 2020.