Comment réunir des experts de qualité du monde entier sur la même longueur d’onde ?

L’empreinte mondiale de Fagron s’accompagne de quelques défis. Le plus délicat est peut-être de rester en conformité avec la réglementation de chaque marché qu’ils desservent. La FDA aux États-Unis a des règles légèrement différentes de l’ANVISA au Brésil. Et celles-ci diffèrent de la Commission européenne dans l’Union européenne. En fait, pour les États membres de l’UE dans lesquels Fagron opère, il faut tenir compte de 17 autorités de réglementation différentes et les valider.

Toute cette variabilité a conduit à des processus incohérents. Les équipes de chaque site Fagron avaient leurs propres procédures opératoires standard. Même les processus courants posaient problème. Les équipes utilisaient des documents Word pour mettre à jour les instructions de travail, ce qui entraînait souvent de la confusion quant au document le plus récent – et le plus exact. La formation obligatoire utilisait également un processus manuel lourd. Les équipes de gestion de la qualité imprimaient jusqu’à 300 pages de supports de formation chaque semaine. Il fallait près de neuf heures pour imprimer, relier et placer les gros classeurs dans un autoclave pour les stériliser afin qu’ils puissent être utilisés dans les laboratoires et les salles blanches de fabrication.

Communication améliorée.
Une cohérence simplifiée.

L’équipe Fagron a commencé par déployer MasterControl sur plusieurs sites aux États-Unis. Les résultats positifs ont été constatés rapidement.

La documentation qualité qui était auparavant cloisonnée pouvait désormais être facilement partagée entre les bureaux du Nevada, de Floride, du Minnesota, du Texas et du Kansas, et sept sites européens exploitent la puissante fonctionnalité des modules de documents et de formation de MasterControl. Il n’est plus nécessaire d’envoyer des documents par e-mail, ce qui réduit le risque que les employés utilisent une documentation obsolète. Désormais, chaque élément de documentation qualité importante se trouve dans l’unique source de vérité : MasterControl.

Lorsqu’une mise à jour doit être apportée à un document, les modifications peuvent être effectuées directement dans MasterControl par n’importe quel membre de l’équipe sur n’importe quel site en remplissant une demande de modification de document. Et l’équipe qualité peut être certaine que le document le plus à jour est le seul utilisé.

Depuis le déploiement de MasterControl sur sept sites européens, les avantages n’ont cessé de croître.

« Nous travaillons tous à partir d’une seule source de vérité sur une seule plateforme. Ainsi, tout le monde dans le monde est rassemblé. Maintenant je peux voir les documents sur lesquels la Pologne travaille et vice versa. Nous n’avions pas eu cette flexibilité jusqu’à présent », a déclaré Matt Seitz-Paquette, spécialiste qualité Amérique du Nord chez Fagron.

Moins de papier. Plus d’efficacité. Meilleure qualité.

Aujourd’hui, ces classeurs remplis de supports de formation ont été remplacés par des tablettes. Cela permet à l’équipe Fagron d’économiser des centaines d’heures par an de préparation de formation, sans parler de plus de 500 feuilles de papier chaque semaine sur chaque site. Ces économies sont importantes compte tenu de leur accent mis à l’échelle de l’entreprise sur la durabilité, y compris leur objectif de réduire les émissions de gaz à effet de serre de 30 % d’ici 2026, par rapport aux émissions de 2019.

Les changements sont également en phase avec leurs objectifs de qualité « du premier coup juste ». Même aux premiers stades du déploiement de ce système qualité rationalisé, ils ont amélioré les indicateurs « du premier coup juste » de 100 %. L’équipe nord-américaine est déjà proche de son objectif de 95 % de production du premier coup juste.

À mesure que Fagron continue d’utiliser MasterControl et collecte davantage de données, l’équipe élargit l’utilisation des fonctionnalités de tendance et de suivi du système pour obtenir de véritables informations sur les endroits où des problèmes peuvent exister. Et cela leur permet d’être plus proactifs dans les processus qualité.

Échelle étendue. Harmonisation accrue.

Réaliser une normalisation mondiale de la qualité en élargissant l’utilisation de MasterControl a toujours été la pierre angulaire de la vision à long terme de Fagron, selon Seitz-Paquette.

« Dès le début, cela faisait partie du plan de mettre tous les sites au même standard », a‑t‑il déclaré. « De toute évidence, nous ne pouvons pas tout faire en une seule fois partout dans le monde, donc nous le faisons par étapes. Nous ajoutons simplement en permanence. Et à mesure que nous ajoutons des sites et des modules, ils suivent tous les mêmes processus standard. »

Fagron utilise actuellement avec succès les solutions qualité MasterControl sur 11 sites dans le monde — quatre aux États-Unis et sept en Europe. Un employé Fagron sur trois — près de 1 000 personnes — est désormais utilisateur de MasterControl. L’extension de l’utilisation de MasterControl a considérablement rationalisé la manière dont Fagron gère les actions correctives/préventives (CAPA), les déviations, la formation et d’autres processus qualité essentiels.

« Nous avons maintenant plus de données pour analyser les événements et comprendre les tendances, de sorte que nous savons exactement quand lancer une CAPA au lieu d’en lancer une pour tout », a déclaré Seitz-Paquette.

Il attribue cette expansion au fait qu’elle donne à chaque utilisateur de l’entreprise mondiale les moyens de participer directement aux activités de qualité.

« Nous donnons vraiment aux gens l’accès à la qualité », a‑t‑il déclaré. « Nous la mettons entre leurs propres mains, afin qu’ils puissent signaler quoi que ce soit et que cela puisse ensuite être escaladé de manière appropriée. »

L’utilisation élargie de MasterControl a permis à Fagron d’atteindre un nouveau niveau d’efficacité et d’obtenir des indicateurs de performance qualité impressionnants tels que :

Les résultats favorables ont renforcé l’objectif de l’équipe de continuer à mettre en œuvre autant de solutions MasterControl que possible sur autant de sites qu’il leur est matériellement possible, selon Seitz-Paquette.

« Nous avons toute une feuille de route et nous n’en sommes qu’au début », a‑t‑il déclaré. « Et la qualité est au cœur de tout parce que c’est le noyau de tout ce que nous faisons. Nous avançons vite et nous allons simplement continuer ! »