Cet exemple est bien sûr un peu extrême. Les problèmes rencontrés avec les régulateurs et les clients sont une autre conséquence d'une formation insuffisante ou inadaptée. Les responsables de formation doivent être en mesure de contrôler rapidement la formation de leurs employés. Ils doivent pouvoir s'assurer que telle ou telle formation est efficace. Et ils ont besoin d'outils qui les aideront à prendre les devants.

Ces derniers temps, nous avons beaucoup parlé de l'importance des données de qualité connectée, et ceci en est un bon exemple. L'utilisation d'une plateforme pouvant s'intégrer à d'autres systèmes permet de centraliser l'ensemble des données d'une entreprise. L'étape suivante consiste à s'appuyer sur l'analyse des données pour offrir aux responsables de la formation une visibilité globale sur les activités de formation actuelles et ce qu'ils devront faire ensuite pour rester sur la bonne voie.

Tout est une question de timing

L'un des principaux problèmes qui se posent en termes de qualité consiste à s'assurer que tout le monde est à jour dans sa formation, et ce même en présence de systèmes numériques. Imaginons qu'un responsable de la formation utilise un système de gestion de la formation pour envoyer automatiquement des alertes aux employés afin de les informer lorsqu'ils doivent suivre une formation. Dans l'idéal et en théorie, les employés qui reçoivent une alerte se connectent alors au système et suivent la formation indiquée. Dans la pratique, toutefois, les choses ne se passent pas toujours ainsi. S'il reçoit simultanément un grand nombre d'alertes de formation, l'employé risque ainsi d'en manquer une ou de les reporter à un moment plus opportun. Et si le moment le plus opportun se situe après la date limite de formation, c'est la porte ouverte aux problèmes. Dans certains cas, le simple fait d'avoir un jour de retard dans la formation peut avoir des conséquences sur la conformité.

Les tableaux de bord qui offrent une visibilité globale sur la formation dans une entreprise sont la réponse à ce problème. Un responsable de la formation peut ainsi utiliser le logiciel pour indiquer combien de tâches de formation doivent être accomplies cette semaine, ce jour ou la semaine suivante. Les données de qualité connectée lui permettront alors d'identifier les employés qui ne peuvent pas travailler sur une certaine gamme de produits, car ils n'ont pas suivi la formation appropriée. Le responsable pourra alors remplacer les employés en question par d'autres dûment formés ou utiliser une solution logicielle de fabrication pour permettre à un employé de suivre sans attendre la formation nécessaire.

Toutes les formations ne se valent pas

Valider une formation ne suffit pas ; elle doit être correctement suivie. Il n'est pas rare que des employés ne suivent que d'une oreille une formation, sans vraiment rien retenir, lorsqu'ils pensent que celle-ci ne s'applique pas à eux ou cherchent avant tout à terminer cette tâche, sans grande conviction. Ce type de formation peut aider les entreprises à passer un audit, mais à quoi bon si cela a des conséquences majeures sur la qualité des produits ? L'implication des employés et les tâches de formation détermineront l'efficacité d'une formation. Un rapport indiquant quels employés ont un taux d'échec élevé aux examens ou des tâches de formation en retard peut aider les responsables à identifier les employés qui pourraient avoir besoin d'une aide supplémentaire. Cependant, il arrive que le problème n'ait rien à voir avec l'employé.

Il est difficile de concevoir des programmes de formation efficaces si les responsables de la formation ne peuvent pas en voir les résultats. Les données de formation connectées peuvent aider les responsables à évaluer le niveau d'efficacité de leurs formations en accédant à des informations sur les performances des employés. Par exemple, si un examen présente un taux d'échec élevé parmi des dizaines d'employés, le problème provient peut-être de l'examen. De même, si une question d'un examen obtient fréquemment une réponse erronée, il peut être nécessaire de la reformuler. Il peut également être intéressant de diviser les examens les plus longs en plusieurs séances. Les données d'examen connectées permettent aux responsables de contrôler leur formation d'une manière impossible sur papier.

Conclusion

La collecte manuelle de données est malheureusement encore la norme en matière de gestion de la qualité. Cependant, la technologie est là pour en faire un processus automatique qui élimine l'erreur humaine et permet aux employés de se consacrer à des tâches plus importantes. Comme pour la plupart des processus qualité, la gestion de la formation est considérablement simplifiée lorsque les données sont interconnectées. Les responsables de la formation bénéficient alors d'un aperçu instantané de la situation et sont en mesure d'identifier les points sur lesquels ils doivent concentrer leurs efforts. Des solutions hautement configurables permettent aux responsables de concevoir leurs propres tableaux de bord et rapports, leur donnant ainsi les réponses dont ils ont besoin instantanément.