Les changements s'effectuent rarement de manière isolée. En effet, un changement qui survient dans un domaine en affectera d'autres. Toutefois, dans le cas de l'utilisation de processus manuels ou papier, ces domaines ne sont pas connectés, ce qui entraîne des problèmes de communication et des retards. Un système de gestion de la qualité (QMS) connecté à d'autres systèmes garantit la conformité au-delà du service qualité.
Un système automatisé permet de s'assurer que tout le monde est informé d'un changement. L'acheminement, le suivi et l'approbation des documents se font automatiquement. Lorsqu'un changement est nécessaire pour des raisons de conformité, il est essentiel d'avoir un système automatisé qui réduit au maximum le risque d'erreur humaine.
Un changement n'est pas conforme si vous ne pouvez pas prouver qu'il a eu lieu. Un système numérisé permettra de suivre les modifications apportées et d'archiver les anciennes versions. Votre organisation est ainsi prête pour les audits et vous pouvez veiller à ce qu'elle le reste.
Les employés doivent être informés et formés en cas de changement technique ou relatif à des documents. Si vos processus qualité sont tous sur la même plateforme, tout changement entraînera automatiquement l'attribution d'une formation aux employés.
